El correo electrónico se ha convertido en parte integrante de nuestras muy conectadas vidas personales y profesionales, y en el mundo de los negocios desempeña un papel crucial en la comunicación y la colaboración. Ya sea para enviar una actualización rápida a un colega o para elaborar una propuesta formal a un cliente, el correo electrónico es una forma cómoda y eficaz de intercambiar información.
En esta era digital, la tecnología nos ha proporcionado diferentes herramientas para llevar a cabo negocios de una manera aún más fluida. Por ejemplo, monday.com, como aplicación CRM, incorpora una función de integración del correo electrónico que facilita la gestión de clientes y proyectos.
El sistema operativo de trabajo, monday.com, tiene varias características destacables que pueden hacer que los usuarios manejen los correos electrónicos, como la pestaña “Correos electrónicos y actividades” a la que se puede acceder desde la sección Actualizaciones. Además, está “Email to Board”, donde puedes reenviar directamente un correo electrónico a tu tablón y tener cierta información asignada a tus columnas existentes. Si ya eres usuario de monday.com, debes estar familiarizado con estas dos opciones. Si eres nuevo y estás a punto de hacerte con la plataforma, entonces conocerás las funciones que he mencionado y lo más probable es que te asombren.
Como especialista en monday.com, he creado un proceso que lleva la integración de monday.com y la cuenta de correo electrónico de un cliente a un nivel completamente nuevo utilizando Make. Voy a compartir con ustedes el caso de uso en los párrafos siguientes como usted puede encontrar esto útil. Siga leyendo.
¿Qué pasa con este cliente?
Este cliente gestiona centros de educación infantil. Cuando hay un padre interesado, facilitan la visita a los centros. Luego, desde la visita hasta la matriculación del niño. Todo el proceso implica mucho papeleo y gestión manual de tareas.
Tienen un CRM adaptado a la educación sin integración abierta de API. Así que, para los procesos internos, como las notificaciones al equipo para hacer cambios en la etapa de un interesado, todo se hace por correo electrónico. Por ejemplo, de una consulta o contacto a una visita, y luego de la visita a la inscripción o de la visita a las listas de espera o de la visita a no estar interesado.
Con todas las notificaciones manuales, la tendencia a que las cosas queden enterradas en el buzón es muy alta. Por no hablar del tiempo que lleva el ir y venir.
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¿Cómo ayuda al cliente el botón de incrustación que utiliza Make?
Te llevaré a través de todo el flujo de trabajo sobre cómo un botón incrustado en un correo electrónico se utiliza para actualizar monday.com desde el correo electrónico.
El proceso consta de tres aplicaciones:
cuenta monday.com
cuenta de correo electrónico
Make (antes Integromat)
Además, se prepara una plantilla de correo electrónico para cada etapa. El envío del nuevo correo electrónico se activa mediante recetas de automatización. Voy a discutir esto más adelante en el artículo.
Configurar los tableros de monday.com
Hay varios tableros configurados, pero me gustaría destacar uno que se llama “Proceso de inscripción”. En este tablero, cada elemento o tarea tiene un “Propietario” que es una columna de persona, y luego una columna de “Estado” y también hay otras columnas que son relevantes para los procesos de negocio. El cambio en el estado activa la automatización para enviar un mensaje por correo electrónico cuyo destinatario será el asignado como “Propietario” de la tarea – este proceso es facilitado por Make.
Dentro del tablero, existen recetas de automatización para que cuando cambie el estado de un elemento, éste pase al grupo designado. Por ejemplo, si el estado cambia a “Facturado”, el elemento pasa al grupo “En espera de pago”.
Enviar correos electrónicos utilizando Make y actualizar las columnas de monday.com
Como he mencionado, Make facilita el envío de correos electrónicos cuando se establece el estado en el elemento monday.com que sirve de disparador. Sin embargo, esto no es unidireccional. Una vez que el destinatario recibe el correo electrónico, en este caso, el propietario de la tarea, se incrusta un botón en el correo electrónico donde la persona puede confirmar si la tarea se ha realizado. Es entonces cuando se actualizan determinadas columnas del tablón de “Inscripciones” desencadenando un conjunto diferente de acciones a cumplir. A continuación, se enviará otro correo electrónico con un botón incrustado que, de nuevo, el propietario de la tarea debe pulsar para confirmar que la tarea se ha completado.
En lugar de que el “propietario” de la tarea acceda a su cuenta de monday.com para cambiar el estado de su tarea, bastará con que haga clic en el botón del correo electrónico recibido para que se realice el trabajo. Esto es especialmente útil si no es totalmente necesario dar acceso al tablón al propietario de la tarea.
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Configure el flujo de integración en Make
El envío de notificaciones por correo electrónico con el botón de incrustación que puede actualizar los elementos en lunes es una de las tareas repetitivas de las que mejor se ocupa la automatización. Aquí es donde Make hace el trabajo por ti. Si aún no tienes una cuenta en Make, haz clic aquí para crear una.
Además de enviar el correo electrónico de acuerdo con el estado del elemento en lunes, también puede configurar en Make para enviar recordatorios diarios para el propietario de la tarea para realizar la acción.
Pruebe a incrustar un botón en su correo electrónico.
He expuesto lo básico que hay que hacer para obtener la confirmación del propietario de una tarea si se han completado las acciones requeridas para una tarea. Prueba a utilizar Make now para incrustar un botón y actualizar monday.com desde el correo electrónico.
Si tiene más preguntas sobre las funciones y configuraciones del tablero monday.com, puede programar una consulta sin compromiso conmigo.
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