Así comienzan muchos equipos… pero no es así como se escala con éxito.
🔎 Una agencia especializada en organización de eventos sociales gestionaba toda su operación con herramientas dispersas. Cada evento se planificaba con una hoja de Excel, se coordinaba por WhatsApp, se aprobaba por email y se seguía “como se podía”.
Con el crecimiento del negocio, empezaron a aparecer los problemas:
❌ Confusión en fechas y entregables
❌ Falta de trazabilidad en las tareas
❌ Proveedores mal informados
❌ Clientes pidiendo actualizaciones constantes
❌ Horas y energía desperdiciadas en coordinación manual
💡 Solución implementada: un sistema profesional de planificación de eventos basado en Monday.com y Make
Diseñamos e implementamos una solución adaptada a su forma de trabajar, con enfoque en eficiencia, visibilidad y escalabilidad. El sistema se construyó sobre tres ejes:
🔹 Monday.com como núcleo operativo
- Tableros estructurados por evento, con información del cliente, tipo de evento, presupuesto, estado, fechas clave y proveedores.
- Automatizaciones para asignar tareas, enviar notificaciones al equipo, cambiar estados y activar recordatorios.
- Vistas en calendario, cronograma y Kanban para gestionar eventos desde distintas perspectivas.
- Dashboards ejecutivos con visibilidad en tiempo real de todos los eventos activos y próximos.
🔹 Make.com para orquestar procesos clave
- Captura automatizada de solicitudes desde formularios web o Redes Sociales.
- Creación automática de eventos en Monday.com, con plantillas predefinidas según tipo de servicio.
- Sincronización con Gmail, calendarios, y otras herramientas ya utilizadas por el equipo.
- Generación automática de documentos, correos de confirmación y seguimientos.
🔹 Funcionalidades de IA integradas en Monday
- Clasificación automática de eventos por nivel de prioridad, urgencia o estado del cliente.
- Sugerencias inteligentes para ajustar fechas, tareas pendientes y cargas de trabajo.
- Generación de resúmenes de estado para comunicar fácilmente con los clientes.
¿Aún no está en monday.com o Make?
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📈 Resultados alcanzados
✅ Reducción del 70% en tiempo de coordinación por evento
✅ Mayor control sobre fechas, entregables y proveedores
✅ Clientes mejor informados y más satisfechos
✅ El equipo ganó tiempo y tranquilidad para centrarse en lo importante: la experiencia del cliente
✅ La agencia ahora gestiona más eventos con el mismo equipo y mayor calidad
🎯 El éxito de un evento depende de los detalles. Gestionarlos con procesos improvisados solo aumenta el riesgo y el estrés.
Con la solución adecuada, puedes recuperar el control, mejorar la experiencia del cliente y escalar tu negocio.
📩 ¿Quieres ver cómo funcionaría esto en tu empresa? Escríbenos y te mostramos cómo adaptar esta solución a tu operativa actual, paso a paso.
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Puedo ayudarle a implantar un flujo de trabajo dedicado y adaptado a sus necesidades.
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