¿Te imaginas automatizar la creación de contratos para cada miembro del staff de tus eventos en menos de 5 minutos?
Con Monday.com y Make, eso ya no es una idea futurista. Es una realidad que muchas agencias de eventos están implementando hoy para ahorrar tiempo, reducir errores y profesionalizar sus procesos.
Aquí te mostramos cómo lo hicimos paso a paso para una agencia de eventos sociales que gestiona decenas de contratos por semana.
🧩 Paso 1: Centralizamos toda la información en Monday.com
Creamos una plantilla de tablero con todos los roles necesarios para cada evento: camareros, DJs, montadores, fotógrafos, etc.
Cada fila representa una persona del equipo operativo e incluye:
- Nombre completo
- Función en el evento
- Fecha de trabajo
- Horario asignado
- Email de contacto
- Condiciones específicas (si aplica)
Con esta estructura, cualquier evento nuevo parte de un sistema claro y replicable.
🧾 Paso 2: Diseña una plantilla de contrato inteligente
Prepara una plantilla en Google Docs o PDF con campos dinámicos como:{Nombre}, {Rol}, {Tarifa}, {FechaEvento}, etc.
Así, puedes reutilizarla para cada persona sin tener que editar manualmente.
🔗 Paso 3: Conecta Make
Crea un escenario en Make que:
- Detecte nuevos registros en Monday.com.
- Complete automáticamente la plantilla con los datos del colaborador.
- Genere el contrato como archivo PDF.
- Envíe el contrato al email del colaborador.
Puedes añadir pasos opcionales como notificaciones internas o registros de envío.
¿Aún no está en monday.com o Make?
Cree su cuenta gratuita.
🚀 Paso 4: Activa y olvídate
- Una vez activo, el flujo trabaja por ti.
- Cada vez que registres un nuevo colaborador, Make hará todo el trabajo: generar, personalizar y enviar el contrato.
📊 Paso 5: Supervisa desde tu dashboard
Desde Monday.com, puedes hacer seguimiento al estado de envío de cada contrato, marcar los que ya fueron firmados o reenviar con un clic.
📈 Resultados concretos
Desde que implementamos esta solución, la agencia:
✅ Ahorra entre 10 y 15 horas semanales solo en contratos.
✅ Tiene 0 errores en nombres, fechas o condiciones.
✅ Proyecta una imagen mucho más profesional y confiable ante su staff.
✅ Tiene trazabilidad completa de quién firmó, cuándo y en qué condiciones.
🚀 ¿Te gustaría implementar esto en tu agencia?
Podemos ayudarte a automatizar este proceso en muy poco tiempo.
Solo necesitas:
- Una plantilla de contrato
- Tu flujo de eventos y colaboradores
- Ganas de dejar atrás las tareas repetitivas
👉 Escríbenos y te mostramos cómo lo haríamos en tu caso.
¿LE GUSTARÍA IMPLEMENTAR UN FLUJO DE TRABAJO SIMILAR?
Puedo ayudarle a implantar un flujo de trabajo dedicado y adaptado a sus necesidades.
Sí, ¡hablemos!Entradas relacionadas
Reciba primero nuestras noticias
Actualizaciones mensuales sobre lo último en gestión de procesos, software y lo que ocurre en nuestros socios.
No olvides suscribirte a los feeds del blog