Para muchas personas, puede parecer obvio porque están haciendo un proyecto, pero en realidad, averiguarlo no es tan simple. Se trata más bien de porque el proyecto debe ser hecho específicamente por ellos y quién se beneficiará del proyecto.
Si estás gestionando un proyecto, a continuación, encontrarás algunos consejos útiles para averiguar porque estás haciendo este proyecto.
1. Conoce a la persona que tuvo la idea original del proyecto
La persona que tuvo la idea inicial del proyecto se denomina el patrocinador del proyecto o sponsor. Debes saber quién es esa persona para poder identificar y satisfacer adecuadamente sus necesidades y expectativas, lo que determina el éxito del proyecto. Si eres tú esta parte la tendrás fácil.
El iniciador del proyecto puede ser la persona que le asignó directamente el proyecto o puede ser otra persona. Tendrás que hacer una investigación para averiguarlo.
2. Identifica a todas las personas que pueden beneficiarse del proyecto
Puede haber otras personas, además del patrocinador del proyecto, que pueden beneficiarse de tu proyecto. Tienes que determinar quiénes son esas personas y cuáles son sus necesidades para poder trabajar en consecuencia. Estas personas pueden incluir a alguien que haya realizado el mismo tipo de proyectos o alguien que haya trabajado con el sponsor de tu proyecto.
3. Identifica a la persona de la alta dirección que apoya tu proyecto
Debes distinguir a la persona de la alta dirección que favorece fuertemente tu proyecto, lo apoya en las disputas y toma medidas para que tu proyecto sea un éxito. Esta persona se denomina también el campeón del proyecto. Tener un campeón del proyecto da apoyo moral y otras personas en la organización también respetan tu proyecto.
Es posible que no tengas ningún campeón del proyecto. En este caso, tienes que esforzarte por convencer a alguien para que sea el promotor de tu proyecto.
Si eres tu el promotor y campeón del proyecto, piensa acerca de como el proyecto beneficiará a tu empresa.
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4. Reconoce a las personas que utilizarán los resultados de tu proyecto
El resultado de su proyecto será probablemente un servicio o producto. Debes conocer a las personas que usarán tu producto o servicio. Cuando identifiques a estas personas, conversa con ellas acerca del servicio o de los productos que vas a producir para saber si es acorde con sus necesidades y expectativas.
Puedes realizar encuestas a través de internet con plataformas como Google survey.
5. Asegúrate de que tu proyecto cumple con las expectativas
Aunque las necesidades de las personas que se beneficiarán del proyecto suelen estar escritas, debes evaluar si tu proyecto es capaz de satisfacer esas necesidades.
6. Determina todos los factores que pueden afectar a tu proyecto
Es posible que tu proyecto dependa de algún otro proyecto o viceversa. Debes determinar todos los proyectos relacionados con tu proyecto y trabajar de acuerdo a las dependencias establecidas.
7. Muestre a tu organización la importancia de tu proyecto
Debes mostrar a tu organización lo importante que es tu proyecto para la organización. Si la gente cree que tu proyecto aporta valor a la organización, te será fácil obtener los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito.
Si utilizas una herramienta de colaboración, incluye en un sitio bien visible el porque de la importancia del proyecto.
Si tienes dudas acerca del motivo por el que estás realizando un proyecto, sigue estos consejos para averiguarlo.
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