Como suele decirse, un equipo eficaz sabe visualizar el panorama general y también los intrincados detalles del proyecto. Antiguamente, esta visualización y comunicación se realizaba en documentos de Word y hojas de Excel. Afortunadamente, hoy en día existen muchas aplicaciones de gestión de proyectos repletas de herramientas para ayudar eficazmente a los equipos en la ejecución de los proyectos.
Entre las más conocidas se encuentra el “tablero Kanban”, que ofrecen distintas aplicaciones basadas en web como monday.com. En este artículo, hablaré de sus notables características y de cómo puede ayudar a tu equipo. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el método Kanban?
La metodología de gestión de proyectos Kanban deriva de la palabra japonesa “señal visual”. El método se centra en crear una representación visual de las tareas y objetivos necesarios para completar el proyecto. El sistema para la gestión de proyectos consiste en dividir las tareas en trozos manejables y asignarlos a los miembros del equipo mientras se realiza un seguimiento de su progreso a través de un panel visual organizado.
El desglose de estas tareas se conoce como Sprints, que a su vez pueden dividirse en tareas y actividades más pequeñas. Estos Sprints permiten a los miembros del equipo seguir el progreso de cada tarea, priorizar su trabajo e identificar cualquier problema que pueda surgir en el camino. Aplicar y utilizar correctamente la metodología puede dar lugar a equipos ágiles que pueden agilizar los resultados y los procesos de trabajo sin falta de comunicación ni confusión.
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¿Qué es una tabla Kanban?
Es una representación visual del flujo de trabajo de un proyecto. Ayuda a los equipos a organizar visualmente las tareas, priorizarlas en función de su importancia o urgencia y seguir su progreso hasta su finalización.
Cada tarea está representada por una tarjeta que se coloca en tres columnas en función de su estado actual:
Lista de tareas pendientes
En curso
Completado
Sin embargo, los tablones como los que están disponibles en monday.com permiten a los usuarios crear más columnas además de las enumeradas antes. La posibilidad de personalizar campos y columnas dentro de un tablero es una característica esencial a tener en cuenta.
Dentro de cada tarjeta, los usuarios pueden incluir campos personalizados como:
Cesionario
Fecha de vencimiento
Prioridad
Documentos y expedientes
Comentarios
Esto permite a los participantes en el proyecto ver rápidamente quién es responsable de una tarea y cuándo debe completarse. También proporciona a los responsables de las tareas acceso a todos los documentos e información necesarios para completar dicha tarea sin necesidad de ponerse en contacto con el jefe o gestor del proyecto para obtener elementos adicionales.
Los tableros son extremadamente beneficiosos durante la ejecución de un proyecto, ya que permiten a los equipos identificar y abordar rápidamente los problemas que surgen en la propia plataforma. Con estos elementos en su lugar, la metodología y el uso de tableros de gestión de tareas ayudan a los equipos a organizar las tareas de una manera eficiente y fácil de entender.
En efecto, los equipos que pasan de una tarea a otra experimentan un proceso fluido en el que los miembros del equipo pueden trabajar de forma independiente y mitigar los posibles obstáculos administrativos.
Las ventajas de los tableros Kanban
Los tableros son algo más que su capacidad para organizar tareas. Los métodos utilizados en la metodología garantizan que los equipos puedan completar sus proyectos sin sacrificar la calidad ni la eficacia. Algunas de las ventajas de utilizar tableros para la gestión de proyectos son:
Mayor visibilidad
Mediante el uso de una herramienta de visualización como un tablero, los miembros del equipo pueden ver rápidamente qué tareas deben completarse, quién está trabajando en qué tareas y el estado de cada una. Además, incluye toda la información y los datos necesarios en una sola tarjeta para que la persona asignada vea mejorado el flujo de trabajo y la productividad, ya que puede iniciar la tarea inmediatamente sin tener que recurrir a los gestores para obtener puntos adicionales.
Mayor colaboración
Todos los miembros del equipo pueden trabajar juntos para priorizar y gestionar las tareas, lo que les facilita colaborar y abordar los proyectos con rapidez y eficacia. También mejorará la colaboración manteniendo toda la comunicación dentro de los tableros y tarjetas.
Con ello, los equipos tienen la seguridad de que toda la comunicación queda registrada en un único lugar, lo que facilita la localización de puntos específicos a los que prestar atención. Al tenerlo todo en una sola plataforma, disminuye la probabilidad de que se produzcan malentendidos o de que no se asignen tareas.
Reducción de riesgos
Estas pizarras ayudan a minimizar el riesgo garantizando que cada tarea se complete puntualmente. Esto elimina la posibilidad de que las tareas en curso se atasquen y ayuda a terminar el proyecto dentro del plazo establecido. Reducir los riesgos durante la ejecución de un proyecto es crucial para garantizar su éxito.
En última instancia, riesgos como el incumplimiento de plazos por falta de comunicación o la mala interpretación de las tareas pueden llevar al fracaso del proyecto. Con los tablones de tareas, puedes eliminar esos riesgos y centrarte en garantizar que las cosas se hagan a tiempo, de forma organizada y productiva.
Mejor control
Los principios reducen el número de errores en el flujo de trabajo de los proyectos, lo que permite a los equipos gestionar la eficacia y la calidad de su trabajo. Esto también ayuda a reducir el número de comprobaciones manuales en cada fase del proyecto.
Los gestores y jefes de proyecto pueden ver y supervisar fácilmente el progreso para tomar mejores decisiones, mientras que los miembros del equipo pueden estar al tanto de las etapas del proyecto con tableros fáciles de ver y asignaciones de tarjetas. De este modo, pueden detectar fácilmente cuándo se ha completado una etapa o cuándo es el momento de pasar a la siguiente.
Cómo aplicar el método de gestión de proyectos
El uso de un tablón para la gestión de proyectos promueve mejoras tanto para los gestores de proyectos como para los miembros del equipo. Sin embargo, al utilizar este tipo de tableros para la gestión de proyectos, es esencial que supervise y actualice continuamente las tareas individuales específicas y el progreso del proyecto para asegurarse de que está actualizado en función de los resultados actuales. He aquí algunos principios básicos que debe seguir para evitar problemas en el flujo de trabajo.
Tener una hoja de ruta del proyecto con antelación
La gestión de proyectos es un flujo constante de realización de tareas específicas para avanzar al siguiente paso. Un tablero permite hacer un seguimiento del progreso en un entorno fácil de leer, pero sólo puede funcionar como tal si los equipos conocen sus metas y objetivos. Tener una hoja de ruta del proyecto preparada de antemano facilita que todos entiendan sus funciones y asignaciones para maximizar la eficacia en el uso del tablero.
Los jefes de proyecto pueden utilizar la herramienta para comprobar cada una de las tareas en las que deben trabajar los equipos. Además, tener una hoja de ruta del proyecto facilita la creación de tableros basados en las necesidades del proyecto y tarjetas basadas en tareas individuales.
También podrá evitar problemas como que se alcancen los límites de trabajo en curso que, en última instancia, pueden obstaculizar su capacidad para avanzar con un proyecto. Los límites de trabajo en curso se utilizan para evitar sobrecargar a los miembros del equipo con demasiadas tareas y ayudarles a centrarse en las más importantes. Los límites WIP en la ejecución de proyectos suelen conducir a una mayor eficiencia, un mejor rendimiento y una mejora de la calidad del trabajo.
Por ello, es esencial mantener una hoja de ruta coherente y bien planificada antes de inculcar este tipo de estilo de gestión de proyectos en su empresa.
Establecer plazos claros en la gestión de proyectos
Disponer de tableros puede permitir a los equipos planificar adecuadamente cada tarea, pero también es importante fijar plazos claros para las tareas a fin de motivar a los miembros del equipo para que terminen su trabajo a tiempo. La gestión de proyectos ayuda a realizar un seguimiento de cada etapa y de los progresos realizados en cada tarea, al tiempo que mejora la colaboración en equipo.
Establecer plazos claros durante la ejecución del proyecto también contribuye en gran medida a garantizar un sistema sólido de gestión de tareas que promueva la mejora continua del sistema. La creación de un tablón y la fijación de plazos para cada objetivo también ayudarán a mejorar la eficacia general, ya que los miembros del equipo pueden centrarse más sin culpa cuando saben que hay expectativas claras que deben cumplir.
Seguimiento del rendimiento y medición de la eficiencia
La gestión de proyectos funciona mejor cuando los equipos miden sistemáticamente el rendimiento a lo largo del tiempo. Es esencial examinar periódicamente el tablero mediante un gestor de proyectos virtual y hacer un seguimiento de los cambios o problemas que se produzcan mientras se gestionan los proyectos.
Completar las tarjetas puede informar al equipo y a los administradores de la gestión de proyectos sobre la calidad, velocidad y eficiencia de cada miembro del equipo en función de la tarea asignada. La vista puede dictar si el trabajo en curso puede completarse antes o después de lo previsto antes de que se produzcan retrasos significativos.
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Agilizar la comunicación con los equipos
Mantener un tablero visual del progreso de cada miembro del equipo puede ayudar a fomentar la comunicación y la retroalimentación mutua. Cualquier retraso o problema a la hora de completar una tarea dentro de un tiempo de ciclo establecido puede comunicarse inmediatamente para ayudar a mantener la línea de producción en marcha.
Una pizarra digital también puede mejorar las notificaciones de un equipo a otro, ya que garantiza que este último reciba un aviso en cuanto haya dudas o si la tarea debe pasar a la siguiente fase según el marco de trabajo.
Flujos de trabajo automatizados
Uno de los problemas importantes a los que se enfrenta cualquier empresa es la limitación del trabajo en curso debido a un retraso o problema específico. Un tablero puede ayudar a mantener los límites de trabajo en curso al mínimo garantizando que las tareas básicas repetitivas puedan automatizarse para completarse más rápidamente.
El sistema de gestión de proyectos puede acelerar el proceso de producción de diversas tareas automatizando rápidamente partes del flujo de trabajo actual para que el proyecto siga funcionando a pesar de cualquier cambio evolutivo en el sistema. Además, la gestión de proyectos con Make (antes Integromat) utiliza el proceso para mejorar la automatización.
Conclusión
En conclusión, una pizarra puede ser una forma eficaz de seguir el progreso de un proyecto mediante señales visuales claras y fáciles de entender para todos los miembros del equipo. También ayuda a eliminar la confusión y agilizar los flujos de trabajo mediante la creación de un sistema sencillo pero eficaz que todo el mundo puede seguir sin necesidad de formación o recursos adicionales.
Las tarjetas son una herramienta inestimable para cualquier organización que busque mejorar la eficacia del flujo de trabajo o maximizar el rendimiento de los proyectos, sobre todo si se combinan con otras herramientas de desarrollo de software de gestión de proyectos, como monday.com, para seguir mejor el progreso de cada miembro de la organización.
Recuerde siempre que la metodología y los procesos tienen como objetivo mantener a todo el equipo trabajando como una unidad singular al tiempo que se hace hincapié en los objetivos compartidos, incluso con múltiples proyectos.
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