¿Te imaginas enviar un email personalizado a cada proveedor, cliente o colaborador después de un evento sin escribirlos uno por uno?
Eso ya no es un sueño de productividad. Hoy puedes automatizar este proceso usando inteligencia artificial integrada en tus flujos con Make y herramientas como Monday.com o Google Sheets.
Te contamos cómo lo hicimos para una agencia que gestiona decenas de eventos sociales al mes y necesitaba mantener una comunicación cálida y profesional después de cada evento.
🧩 Paso 1: Centralizar los datos del evento
En Monday.com creamos un tablero donde se recopila toda la información relevante post-evento:
- Nombre del evento
- Fecha
- Nombre del proveedor o cliente
- Rol o función (ej: catering, música, fotografía)
- Evaluación interna del desempeño
- Comentarios del cliente o notas del equipo
Este tablero se completa automáticamente al cerrar el evento, o bien se alimenta con encuestas y reportes del staff.
🤖 Paso 2: Usar Make para redactar los emails
Aquí es donde entra la magia. Con Make, conectamos el tablero con una herramienta de IA (como GPT o ChatGPT via API), que genera un email único para cada destinatario. Por ejemplo:
“Hola [Nombre],
¡Gracias por acompañarnos en el evento [Nombre del evento] el pasado [Fecha]!Tu trabajo como [Rol] fue clave para el éxito de la jornada. Nuestro equipo destacó especialmente [Comentario personalizado].
Esperamos contar contigo en futuros eventos. ¡Gracias de nuevo!”
El sistema adapta automáticamente el mensaje según el tipo de contacto (cliente, proveedor, staff), su desempeño o feedback recibido, e incluso puede ajustar el tono del mensaje.
¿Aún no está en monday.com o Make?
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📩 Paso 3: Envío automático y seguimiento
- Make también se encarga de:
Enviar el email directamente desde la cuenta de la empresa - Añadir copia al responsable del evento si se desea
- Registrar quién abrió el email o respondió
- Programar un seguimiento días después, si es necesario
Todo esto sin escribir ni un solo email manual.
🧠 ¿Por qué usar IA para este proceso?
✅ Ahorra horas de trabajo post-evento
✅ Mejora la experiencia del cliente o proveedor
✅ Refuerza tu marca como una empresa organizada y profesional
✅ Escala tu comunicación sin perder el toque humano
🚀 ¿Y si tienes muchos eventos al mes?
No hay problema. Este sistema se adapta a eventos pequeños, grandes o en simultáneo. Puedes usarlo también para:
- Enviar agradecimientos a asistentes
- Pedir valoraciones o feedback
- Invitar a próximos eventos
- Compartir fotos o material descargable post-evento
¿Te gustaría implementarlo?
Te ayudamos a crear este sistema paso a paso, adaptado a tu forma de trabajar.
👉 Escríbenos y te mostramos cómo automatizar tus emails post-evento de forma personalizada y profesional.
¿LE GUSTARÍA IMPLEMENTAR UN FLUJO DE TRABAJO SIMILAR?
Puedo ayudarle a implantar un flujo de trabajo dedicado y adaptado a sus necesidades.
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