Antes de iniciar un nuevo proyecto con un equipo remoto, el mánager del proyecto debe asegurarse de que se han tomado todas las medidas necesarias para ejecutar el proyecto de manera satisfactoria, como la disponibilidad de toda la información y los recursos pertinentes, el análisis de riesgos, un plan estructurado, etc.
Aunque ciertas situaciones y la presión de otras personas pueden tentarte a tomar atajos al iniciar un proyecto, a largo plazo puede causar un gran daño a ti, a tu equipo y a tu organización.
Si tienes que lanzar un nuevo proyecto, a continuación, encontrarás algunas excusas y atajos que debes evitar para tener éxito.
1. Empezar sin un plan adecuado
Lo más importante para que un proyecto tenga éxito es tener un plan. Como decía alguien “Un objetivo sin un plan es solo un deseo”. Como responsable del proyecto, debes asegurarte de que el trabajo a realizar, las metas y los objetivos estén claramente definidos. Debes entender primero el plan para poder comunicarle a tu equipo lo que hay que hacer.
Puedes que pienses que no tienes tiempo para planear todo, pero es tu responsabilidad asegurarte de que haya un plan. Siempre puedes recurrir a profesionales en la gestión de proyectos para que te ayuden a elaborar ese plan inicial.
2. No seguir la gestión estructurada del proyecto
Muchas personas asumen que la gestión de proyectos estructurados es solo para proyectos grandes y no para los pequeños. Sin embargo, cada proyecto requiere la misma cantidad de información como:
– ¿Por qué estamos ejecutando este proyecto?
– ¿Qué resultado queremos?
– ¿Qué tareas deben realizarse?
– ¿Quién va a hacer qué?
3. No evaluar los efectos de los resultados inesperados
No es un hecho oculto que algunos proyectos son más impredecibles que otros. Si estás trabajando en un proyecto de este tipo, es su deber como responsable del proyecto evaluar los efectos de los resultados inciertos e inesperados y debe comunicarlo a su equipo.
Elabora una lista inicial con los riesgos que identificas y clasifícalos por su impacto y probabilidad. Establece un plan de mitigación para cada uno y acuérdate de seguirlos regularmente.
¿Aún no está en monday.com?
Cree su cuenta gratuita.
4. No involucrar a personas importantes en la toma de decisiones
Deberías involucrar a las personas que sabes que tienen la experiencia y las habilidades necesarias antes de tomar cualquier decisión. De esta manera también puedes tener diferentes ideas sobre cómo se puede resolver un problema.
A la hora de presupuestar el esfuerzo de los trabajos, pregunta a las personas que los realizan normalmente para obtener una visión de primera mano de quien mejor los conoce.
5. No preparar los procedimientos y sistemas para el equipo remoto
Si quieres que tu proyecto tenga éxito, necesitas preparar sistemas y procedimientos para evaluar el rendimiento de tu proyecto y de tu equipo. Debes definir cómo evaluarás si estás cumpliendo los plazos, cuánto esfuerzo están poniendo los individuos para lograr las tareas asignadas y cuánto dinero estás gastando para obtener los recursos necesarios para el proyecto.
6. Trabajar sin seguir el plan
Una vez que el plan se desarrolla, evalúalo y actualízalo si es necesario. Es tu responsabilidad como responsable del proyecto asegurarte de que se sigue a lo largo de todo el proyecto.
7. Terminar el proyecto sin cerrarlo correctamente
Muchos gerentes pasan al siguiente proyecto sin concluir adecuadamente el proyecto actual, principalmente debido a la falta de recursos o a los plazos cortos. Sin embargo, si hacen esto nunca sabrán realmente cuán exitoso fue su proyecto y no ganarán la experiencia.
Dedica unas horas al final de cada proyecto para reunirte con tu equipo y hacer una retrospectiva de lo que ha ido bien y no tan bien, tanto en la parte de los procesos como en el trabajo como equipo. Documenta la sesión e incorporar algunas medidas para resolver los problemas que surgieron aplicándolas al siguiente proyecto.
Si eres el responsable de un equipo remoto que va a comenzar un nuevo proyecto, recuerda evitar estos atajos.
Si necesitas asesoramiento sobre monday.com o quiere saber más sobre todas las posibilidades de la plataforma puedes visitar esta página: servicios monday.com
Entradas relacionadas
Reciba primero nuestras noticias
Actualizaciones mensuales sobre lo último en gestión de procesos, software y lo que ocurre en nuestros socios.
No olvides suscribirte a los feeds del blog