Cómo enviar recordatorios automáticos a clientes y proveedores antes de un evento (usando Make)

Cuando se acerca un evento, mantener la comunicación clara y puntual con todos los involucrados es clave. Pero si dependes de recordatorios manuales, correos copiados y mensajes de último minuto… sabes que los errores están a la vuelta de la esquina.

Por eso, automatizar los recordatorios es una de las mejoras más efectivas que puedes implementar hoy mismo con Make.

Aquí te mostramos cómo ayudamos a una agencia de eventos a hacerlo en 4 pasos simples:

🧩 Paso 1: Centralizar los datos del evento

Todo comienza con una base de datos clara. En este caso, la agencia ya tenía los siguientes datos organizados en una tabla (puede ser Google Sheets, Monday.com, Airtable u otra herramienta conectable a Make):

Nombre del evento
Fecha y hora
Cliente responsable
Proveedores asignados
Emails y teléfonos de contacto
Estado de confirmación

Este es el punto de partida para automatizar.

⚙️ Paso 2: Crear un escenario en Make

Creamos un escenario en Make que se ejecuta cada día y busca eventos que ocurran en las próximas 24 o 48 horas.

El escenario hace lo siguiente:

Identifica eventos próximos.
Extrae los contactos de cliente y proveedor.
Genera un correo o mensaje de WhatsApp personalizado.
Envía el mensaje automáticamente.

También se puede programar para enviar recordatorios múltiples (por ejemplo, 3 días antes, 1 día antes y el mismo día por la mañana).

✍️ Paso 3: Personalizar los mensajes

Creamos plantillas de mensajes que incluyen:

“Hola [nombre], te recordamos que el evento [nombre del evento] se realizará el día [fecha] a las [hora]. Por favor, confirma tu asistencia o indícanos si necesitas algo adicional.”

Se pueden personalizar según el tipo de destinatario (cliente, proveedor técnico, catering, staff, etc.).

📩 Paso 4: Confirmaciones automáticas y seguimiento

Con Make también puedes:

✅ Registrar automáticamente quién confirmó.
✅ Reenviar recordatorios si no hubo respuesta.
✅ Notificar al coordinador del evento si hay algún pendiente.

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💡 Resultado final
La agencia que implementó esta solución:
✅ Eliminó el 100% de los recordatorios manuales.
✅ Redujo errores de coordinación en eventos clave.
✅ Mejoró la experiencia del cliente y de los proveedores.
✅ Liberó tiempo para enfocarse en la logística y la calidad del servicio.

¿Quieres hacer lo mismo en tu agencia?

Con una sola vez que configures tu escenario en Make, este sistema trabajará por ti todos los días.

👉 Escríbenos y te mostramos cómo personalizarlo para tus eventos.