Un gestor de contraseñas puede ayudar a los usuarios a introducir contraseñas compartidas con sólo pulsar un botón una vez que se han establecido. Los equipos pueden descubrir fácilmente que compartir contraseñas se convierte en un problema inexistente siempre que la cuenta maestra compartida tenga toda la información relevante para los inicios de sesión necesarios.
Una de las grandes ventajas de utilizar un sistema de gestión de contraseñas fiable es garantizar que todos los miembros del equipo que necesiten acceder al sitio o a la herramienta puedan utilizar la contraseña maestra establecida sin necesidad de credenciales o comprobaciones adicionales.
Estas son algunas de las mejores herramientas y formas en que una empresa puede gestionar el uso compartido de contraseñas de forma más eficaz y eficiente.
¿Qué es un gestor de contraseñas?
Un gestor de contraseñas es una aplicación que almacena nombres de usuario y contraseñas en un formato cifrado. También suele ofrecer acceso con un solo clic a múltiples sitios y servicios, lo que facilita y acelera el inicio de sesión de los usuarios en los sitios web. La mayoría de los gestores de contraseñas incluyen una contraseña maestra segura para acceder a las distintas funciones que ofrecen.
Los gestores de contraseñas están diseñados para ser seguros frente a los intentos de pirateo, y algunos incluso ofrecen autenticación de dos factores u otras funciones de seguridad como el autocompletado para que los usuarios no tengan que introducir manualmente su información cada vez que quieran acceder a un sitio web.
Aunque los gestores de contraseñas pueden suponer un gran ahorro de tiempo por su facilidad de uso y su enfoque simplificado a la hora de iniciar sesión, es importante tener en cuenta las distintas ofertas que ofrece cada gestor tanto en términos de capacidades de cifrado como de compartición de contraseñas.
Uso de plataformas de intercambio seguras
Otra forma en que los equipos pueden compartir contraseñas de forma segura es mediante el uso de una plataforma de intercambio seguro como LastPass Teams o 1Password Team. Estas plataformas proporcionan un lugar centralizado para que los equipos almacenen y gestionen las contraseñas compartidas. Cada usuario tiene su propia cuenta dentro de la plataforma, y las contraseñas se almacenan en un formato cifrado. Esto es especialmente útil para un gestor privado virtual como yo.
Las plataformas de compartición segura también ofrecen opciones de control de acceso, que permiten a las empresas limitar quién puede ver o editar un dato concreto. Esto facilita a los equipos el seguimiento de quién tiene acceso a qué información en todo momento. Las plataformas de compartición segura también incluyen funciones adicionales como la autenticación de dos factores, registros de auditoría y fechas de caducidad para que las contraseñas no permanezcan activas más allá de su uso previsto.
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Las mejores funciones para un gestor de contraseñas en equipo
Los gestores de contraseñas requieren una amplia gestión de la seguridad para garantizar que sus capacidades puedan dar cabida a un gran número de usuarios. La mayoría de los equipos e incluso de las empresas utilizan los gestores de contraseñas como una forma de permitir que un único sistema de gestión se encargue de todas sus necesidades de almacenamiento de cuentas y gestión de datos. Como consultor de monday.com, utilizo un gestor de contraseñas para guardar de forma segura las credenciales de inicio de sesión de las cuentas de mis clientes.
Sin embargo, existen cientos de gestores de contraseñas diferentes que normalmente se adaptan a un tipo concreto de equipo o sector. Independientemente del tamaño y el alcance del equipo, hay un sistema de gestión de contraseñas que funcionará mejor con las necesidades establecidas.
Estas son algunas de las características más destacadas a tener en cuenta en un gestor de contraseñas.
Compartir contraseñas entre los miembros
La característica más importante de un gestor de contraseñas para equipos es el uso compartido seguro de contraseñas. El uso compartido seguro de contraseñas permite a los miembros del equipo acceder a las cuentas compartidas con facilidad y seguridad, sin necesidad de que compartan sus propias credenciales para acceder a las cuentas o a los datos que contienen.
Dependiendo de la elección del gestor de contraseñas, la seguridad y los límites de las contraseñas pueden variar. Es esencial que elijas un gestor de contraseñas seguro que permita a los usuarios la posibilidad de compartir contraseñas sólo en un punto de acceso seguro para evitar que atacantes malintencionados espíen a un usuario desprevenido.
Autenticación de dos factores
La autenticación de dos factores es una capa adicional de seguridad que requiere que los usuarios proporcionen dos elementos de verificación antes de poder acceder. La autenticación añadida garantiza que sólo aquellos con la autorización correcta puedan acceder, lo que dificulta a los piratas informáticos o a cualquier persona no autorizada la entrada en una cuenta.
Algunos gestores de contraseñas utilizan aspectos adicionales para su autenticación multifactor, incluyendo pero no limitado a la biometría (huellas dactilares o reconocimiento facial), bloqueo del dispositivo, o incluso una contraseña maestra independiente para permitir el acceso a otros usuarios.
Generador de contraseñas
Un equipo puede utilizar diferentes métodos de gestión para garantizar que la seguridad de sus contraseñas no se vea comprometida. Sin embargo, se ha constatado que la mayoría de los usuarios utilizan como contraseñas palabras básicas, frases o incluso fechas que suelen estar asociadas a sus vidas. Por desgracia, las contraseñas que se pueden adivinar son la principal causa de fraude de cuentas.
Los generadores de contraseñas permiten tanto al usuario como a su equipo disponer de una contraseña automatizada pero segura que es mucho más difícil y compleja de adivinar. Cuanto más compleja sea una contraseña, mayor será la probabilidad de que la cuenta del usuario esté a salvo de cualquier ataque desprevenido.
Registros de auditoría
Otra gran característica que muchas empresas buscan al seleccionar un gestor de contraseñas son los registros de auditoría. Los registros de auditoría permiten a los administradores controlar con qué frecuencia se accede a las contraseñas o se cambian y quién lo hace, así como cualquier actividad sospechosa que pueda detectarse.
La administración encargada de comprobar los registros de auditoría puede rastrear el acceso de los usuarios sin comprometer los datos personales, comprobando únicamente la ubicación y el inicio de sesión del software utilizado por las contraseñas asignadas. La supervisión de los registros de auditoría también puede ayudar a rastrear cualquier uso no autorizado fuera del espacio permitido del equipo.
Caducidad de la contraseña
Por último, la caducidad de la contraseña es una función que garantiza que las contraseñas se cambien a intervalos regulares o una vez transcurrido cierto tiempo. Por ejemplo, algunas empresas exigen que las contraseñas se cambien cada 3 meses para mantener la seguridad de sus cuentas.
Con esta función activada, los equipos pueden estar tranquilos sabiendo que sus datos permanecen seguros incluso si alguien con las credenciales equivocadas consigue acceder. Es importante tener en cuenta que la contraseña caducada debe informarse a los demás usuarios para garantizar que sus datos no se borran con cada restablecimiento.
Los mejores gestores de contraseñas para equipos
Éstos son algunos de los mejores gestores de contraseñas que existen en la actualidad para ayudar a mantener la contraseña del equipo segura y protegida.
Passwork
Un sistema de gestión de contraseñas en equipo ayuda a regular el uso entre compañeros de trabajo y miembros y gestiona fácilmente cualquier archivo necesario en un único navegador. Sin embargo, Passwork permite un mejor control y gestión en esta era digital asegurando que los grupos de usuarios puedan ser fácilmente rastreados por los administradores a cargo con características especiales de monitoreo.
Cada contraseña se almacena y ordena en un sistema organizado que funciona mejor para los administradores con muchos usuarios. La seguridad mejorada del algoritmo AES-256 permite realizar un seguimiento sencillo de las credenciales de cada usuario que esté utilizando la contraseña del equipo y evita que otros miembros del equipo filtren información privada.
LastPass
LastPass es un gestor de contraseñas de equipo gratuito que funciona a través de una página del navegador. Este sencillo pero intuitivo servicio ayuda a gestionar las contraseñas del equipo a través de un único clic en un enlace que automatizará el proceso de inicio de sesión de cada usuario.
Una pequeña organización empresarial puede aprovechar las ventajas de este gestor de contraseñas de navegador basado en web sin necesidad de realizar grandes desembolsos económicos en seguridad, ya que la versión gratuita tiene usos ilimitados sin limitaciones. Sin embargo, se puede acceder a un mejor soporte y a características mejoradas como una función a prueba de fallos y un generador de contraseñas automatizado a través de su versión premium.
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1Contraseña
Cuando se trata de simplicidad, 1Password es una de las mejores herramientas para ayudar a establecer una contraseña inicial de equipo. La bóveda del gestor de contraseñas permite que varios grupos utilicen una única contraseña sin necesidad de comprometer el acceso de otros miembros.
Dado que la contraseña única se puede compartir con todos los miembros designados del equipo, los administradores pueden crear varios protocolos de seguridad que desconecten automáticamente a un usuario en caso de que se produzca alguna infracción o violación. Además, también rastrea cualquier correo electrónico de la empresa para buscar posibles amenazas de atacantes sin comprometer los datos personales de los usuarios.
Seguridad Keeper
Keeper enfatiza al máximo la seguridad como gestor de contraseñas en equipo. Para las empresas que requieren servicios mejorados y encriptación hacia los datos empresariales y corporativos, Keeper es una de las mejores herramientas para evitar que se produzca cualquier ataque cibernético.
Uno de los componentes clave de Keeper es que utiliza un sistema de gestión de contraseñas autogenerado en el que cada usuario opera y accede a sus archivos a través de una bóveda privada personal. Sin embargo, el uso compartido de carpetas sigue contando con sus capacidades avanzadas de cifrado para garantizar que los datos de la empresa puedan seguir siendo gestionados por los administradores con facilidad.
Además, se incluye un panel de administración detallado que viene con puntuaciones completas de auditoría y otra información sobre cada usuario que utiliza la contraseña del equipo. Aunque la contraseña autogenerada se actualiza con frecuencia, se puede acceder a las funciones de la bóveda sin necesidad de verificar las credenciales.
Conclusión
Teniendo en cuenta todas estas características de los gestores de contraseñas, debería ser fácil para los equipos encontrar un sistema adecuado que satisfaga sus necesidades y les ayude a mantener los más altos niveles de seguridad, al tiempo que les permite compartir contraseñas de forma segura dentro del equipo.
Las plataformas seguras para compartir contraseñas facilitan que los equipos mantengan sus datos seguros y protegidos, al tiempo que garantizan que el acceso está restringido a quienes deben tenerlo. Sin embargo, recuerde siempre mantener sus contraseñas escritas y memorizadas de forma segura a pesar de utilizar un gestor de contraseñas para su custodia.
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