CÓMO UNA EMPRESA MANUFACTURERA SE RACIONALIZÓ UTILIZANDO MONDAY.COM E MAKE

INTRODUCCIÓN

Este proyecto es para una empresa de fabricación que opera a nivel mundial. A lo largo de los años, su operación se ha expandido con múltiples clientes y proyectos de alto valor.

Tratar con complejos procesos internos y externos en este tipo de negocios es una experiencia diaria de las partes interesadas. Aun así, se siguen medidas estrictas para asegurarse de que los clientes estén satisfechos con los productos y servicios.

No solo eso, la gerencia se esfuerza por asegurarse de que se logre la unidad dentro de la empresa. Su objetivo es que los empleados también estén contentos con lo que están haciendo.

Las normas de la empresa mencionada anteriormente pueden resultarle muy familiares, ya que se encuentra en una industria más o menos similar. Descubra a continuación cómo los he ayudado a organizar y gestionar su operación.

ANTECEDENTES

Esta empresa de fabricación necesitaba urgentemente optimizar sus procesos principales, que incluyen la gestión de pedidos, la facturación y la contabilidad, la gestión de existencias, la comunicación con los fabricantes y la coordinación de los instaladores. Es servir a su clientela de manera eficiente y sin problemas.

También necesitaban un sistema centralizado donde los gerentes de proyecto pudieran hacer un seguimiento sencillo de los proyectos en curso y de los nuevos.

Aún no estás en monday.com o Make ? Crea tu cuenta gratuita.

Cree su cuenta gratuita.

RETOS

Las áreas que necesitan ser organizadas y sistematizadas son las siguientes:

ESTRATEGIA

Después de una cuidadosa evaluación de los procesos involucrados, se traza el plan de implementación. En dicho plan se utiliza monday.com como herramienta principal de colaboración y Make como herramienta de automatización.

El plan está diseñado para ser escalable en cualquier momento dependiendo de las necesidades del negocio.

IMPLEMENTACIÓN

Los procesos complejos se desglosan para asegurarse de que se capturen en el mapeo para la colaboración y la automatización. Además de eso, estos procesos, aunque son complejos en el fondo, se presentan de una manera simple y fácil de entender.

Con la ayuda de Make, todas las aplicaciones de terceros están conectadas y los datos de cada una de ellas ahora se pueden administrar a través de monday.com.

Flujo de gestión de pedidos

La empresa utiliza HubSpot como su herramienta de gestión de clientes potenciales. Las ofertas provienen de dicha herramienta y se gestionan en un “tablero de proyecto” en monday.com

Otros tableros como el “catálogo, materiales y existencias” están conectados a este “tablero de proyecto” específico del cliente.

Cuando se gana un trato, un gerente de proyecto crea el pedido en el tablero, especificando el color e indicando la cantidad de materiales necesarios.

Flujo de gestión de existencias

Desde el tablero del proyecto del cliente, hay dos opciones sobre cómo obtener el suministro para la solicitud.

Suministro desde “Materiales y Stock”

Estos son suministros adquiridos anteriormente pero que no se usaron y todavía están en el inventario.

Suministro solicitado a los fabricantes

Si algunos ítems necesarios para el proyecto no están disponibles en el almacén de suministros, se enviarán solicitudes a los fabricantes.

En este caso, Make crea sub-ítems en la partida de cotización para los materiales. Los detalles en el sub-ítem son los tipos de materiales, colores, cantidad, dirección de entrega y otros.

Nota: Una vez que se entregan los materiales solicitados a los fabricantes, se actualiza un tablero de “Gestión de existencias” en Monday. Este tablero está conectado al tablero “Materiales y existencias”, por lo que la cantidad de suministros también se actualiza allí.

¿Necesitas ayuda para configurar monday.com?

Coordinación con los instaladores

Al recibir la oferta de HubSpot , el gerente del proyecto ya puede elegir qué instalador se encargará del proyecto.

El formulario donde provienen los detalles del edificio está conectado al Tablero del Proyecto. Si todos los materiales ya están disponibles y el gerente del proyecto ya ha determinado el calendario favorable para la instalación, estos detalles se enviarán al instalador. 

El instalador luego le dará su opinión al administrador del proyecto si puede acomodar la fecha o si necesita reprogramarla.

Mejora del proceso contable

Para contabilidad, se utiliza la herramienta Paycove que también está conectada al tablero principal en Monday. La información que proviene de él permite a los gerentes de proyecto realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar mensuales.

Además, la información de las cuentas en el banco se puede ver en el tablero principal.

Con esta configuración, el responsable de finanzas puede ver fácilmente los gastos, las cuentas por cobrar y la ganancia neta.

Sistema interno centralizado

Con toda la información disponible y actualizada en los tableros de Proyectos de clientes, Gestión de pedidos del fabricante, Gestión de pedidos por instalador, la misma será recopilada en el tablero principal.

Los empleados que necesitan ver toda la información proveniente de los tres tableros relevantes no tienen que cambiar entre esos tableros, pero pueden ver lo que necesitan para el seguimiento de un vistazo.

TRANSFORMACIÓN

Los empleados asignados en los procesos mencionados ya no tienen que acceder a diferentes aplicaciones web y transferir datos a hojas de cálculo.

Pueden rastrear y realizar un seguimiento de los detalles sobre los pedidos de los clientes o el estado financiero de la empresa desde una herramienta, que es su tablero principal de monday.com. Y todo esto es posible a que Make trabaja en segundo plano configurando la automatización y la vinculación entre herramientas y procesos.

Si quieren echar un vistazo rápido a alguna información como la cantidad de pedidos que aún están pendientes de cumplir, tienen un tablero que pueden consultar.

No solo se ahorran unos minutos sino horas en el cumplimiento de las tareas mientras se logra y garantiza la eficiencia en todos los procesos y la coordinación.

Los empleados ahora pueden concentrarse más en ganar negocios y atender las demandas de los clientes en lugar de dedicar demasiado tiempo a cumplir con una parte del flujo de pedidos.