CÓMO GESTIONAR UN NEGOCIO DE EVENTOS CON MONDAY.COM Y ESCALARLO CON MAKE
introducción
Este proyecto es para una empresa de gestión de eventos que ofrece servicios de interpretación a sus clientes.
Es un proveedor líder que ofrece servicios de interpretación a distancia y una plataforma de participación. Trabaja con muchas empresas de todo el mundo, incluidas las de la lista Fortune 500. Al tratarse de una solución basada en la nube, puede albergar eventos, reuniones y conferencias en cualquier lugar del mundo y en cualquier momento.
Las empresas han optado por trabajar con la empresa debido a la versatilidad y escalabilidad de sus servicios. Disponen de intérpretes cualificados incluso para los idiomas menos comunes que pueden atender a cualquier persona incluso con poco tiempo de antelación.
Su modelo de negocio puede ser similar al de esta empresa de un modo u otro. Siga leyendo para descubrir cómo monday.com puede ayudar a mejorar significativamente sus procesos, y cómo Make (formerly Integromat) puede ayudar a escalarlo rápidamente.
fondo
La empresa necesitaba un sistema para gestionar las interacciones con los clientes, como la reserva de eventos y el presupuesto. También lo necesitaban para organizar el trabajo interno, de modo que los servicios se entregaran a los clientes con prontitud.
El sistema también debía ser lo más eficiente posible para minimizar los costes y estar preparado para escalar rápidamente. El sistema requería conexiones con varias herramientas para distintos fines, como la cotización, la programación y la creación de eventos.
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RETOS
Los principales retos para construir un sistema eficaz fueron los siguientes:
- Gestionar las ofertas desde la herramienta de generación de leads.
- Gestionar los eventos y sesiones de los clientes
- Gestionar los presupuestos y facturarlos.
- Crear los eventos en la plataforma.
- Gestionar el trabajo internamente para prestar el servicio.
- Colaboración en un calendario central.
estrategia
Utilizando monday.com como herramienta central del proyecto, el plan de implementación se construyó de forma iterativa para empezar con algunos conceptos y luego añadir más funcionalidad.
El uso de Make para conectar monday.com con el resto de las herramientas fue un factor clave para automatizar los procesos. Las herramientas están conectadas a monday, intercambiando datos de forma ágil.
aplicación
A partir del plan de implantación, se realiza un mapa de procesos. Utilizando monday.com como herramienta de colaboración e Make como herramienta de automatización, se enlazan varias aplicaciones de terceros, como Pipedrive, Xero, Google Calendar, Google Docs y otras herramientas internas.
Para empezar, se crean varios tableros de recursos como el de Cartera, Precios, Horas y otros. Los tableros de clientes y de gestión extraen la información de esos tableros cuando es necesario.
Gestionar ofertas en Pipedrive
Pipedrive es la herramienta de gestión de clientes potenciales. Es donde los gestores de proyectos comprueban qué tipo de ofertas les interesan a los clientes. En lugar de ir a la propia herramienta, se puede acceder a ella desde el tablero principal, ya que está conectada a monday mediante Make.
Creación de eventos y sesiones
Una vez que se ha ganado un cliente, y su estado ha cambiado a “ganado” en el tablero de la cartera, se crea automáticamente un tablero dedicado a ese cliente. El cliente puede entonces solicitar los eventos e incorporar las respectivas sesiones para ellos.
Cada tablero de cliente está conectado a la serie de tableros mencionados anteriormente que se utilizan como recursos para simplificar el mantenimiento del sistema. Proporcionan los precios, las zonas horarias y las horas para reservar las sesiones que también se utilizan para generar el presupuesto en el mismo tablero.
Gestión de presupuestos y facturas
A medida que el cliente crea el evento con las sesiones, se puede ver inmediatamente el precio del evento y se puede pedir un presupuesto formal.
El equipo es informado directamente de que se ha solicitado un nuevo presupuesto. Tras revisar que todo se ha configurado correctamente, el responsable del evento lanza la creación del presupuesto desde monday.com en Xero. A medida que se recibe el presupuesto en el tablero, se notifica automáticamente al cliente para que lo apruebe.
Una vez finalizado el trabajo, se genera la factura y se envía al cliente para su pago.
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Crear eventos de sesión en la plataforma
Antes de implementar este sistema, la empresa creaba manualmente las sesiones en la herramienta de gestión de eventos, incorporando la información proporcionada por el cliente. Gracias a Make y a una conexión directa a través de la API de la herramienta de eventos, las sesiones pueden crearse ahora automáticamente, ahorrando hasta 10 minutos por sesión.
Los tokens necesarios para acceder a las sesiones se recuperan de la herramienta, y se genera un documento que se envía al cliente ahorrando otros 10 minutos. Todas estas acciones se realizan sin tener que entrar en cada herramienta una por una.
Gestión del trabajo interno
Todas las sesiones de los diferentes clientes se muestran en un panel de control. Esto significa que hay un seguimiento centralizado de las actividades. Si hay que hacer algún ajuste, se puede abordar en tiempo real.
Además, el sistema incorpora notificaciones y automatizaciones para agilizar el proceso y automatizarlo al máximo.
Colaboración en un calendario central
En el tablero principal, los eventos y los horarios de las sesiones se establecen y se crean en Google Calendar con la integración de Make.
Con esta centralización, los gestores de eventos pueden controlar los horarios para evitar solapamientos.
Informar
Se han creado dos tipos de cuadros de mando avanzados:
- Un tablero de gestión en el que los gestores de eventos pueden gestionar todas las solicitudes de los clientes, incluyendo la celebración de eventos, reuniones y conferencias. Cuando los eventos ya están confirmados, los gestores de eventos pueden supervisar los horarios desde el “Panel de gestión de eventos”.
- Un cuadro de mando financiero muestra información sobre los beneficios por fecha y proyección.
transformación
transformaciónAntes de la implantación de este sistema, la empresa utilizaba hojas de cálculo y mucho trabajo manual para trasladar la información entre sistemas perdiendo tiempo y utilizando recursos innecesariamente. Gracias a la incorporación de monday.com como herramienta central, y de Make para la automatización, los gestores de proyectos y los clientes se están beneficiando de la agilización del proceso. Todos consiguen trabajar con eficacia y eficiencia.
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