¿Cuántos minutos se tarda en introducir una orden de compra o una solicitud de muestras? Depende de los datos que se necesiten, ¿verdad? ¿Ha pensado en cuántas horas dedica uno de los miembros de su equipo a esa tarea?
Si es usuario de monday.com, los días en los que añadía manualmente esas solicitudes deberían haber terminado. La plataforma permite a los usuarios aprovechar los “formularios”.
Si aún no tienes una cuenta en monday, entonces este artículo debería darte una idea de las increíbles cosas que puedes hacer por tu empresa cuando pases a usar la plataforma para la gestión de proyectos y otros.
¿QUÉ SON LOS FORMULARIOS Y POR QUÉ UTILIZARLOS?
Con monday, los formularios se configuran en base a las columnas de un tablero. Cada campo del formulario tiene su columna correspondiente. Cuando una persona rellena un formulario, toda la información irá automáticamente al tablero específico. De este modo, no es necesario introducir la información manualmente.
El uso de formularios simplificará sus procesos y le ahorrará tiempo. También le dará una gran visibilidad de lo que ocurre, lo que dará lugar a un seguimiento aún más eficaz del inventario, las órdenes de compra y las solicitudes de muestras.
¿QUÉ FORMA UTILIZAR?
Cuando el requisito es sólo añadir los detalles del formulario a nivel de artículo, entonces puede utilizar el formulario estándar de monday.com. Puede hacer clic aquí para obtener más detalles.
Sin embargo, si se requiere añadir subelementos, entonces como consultor de monday.com, tengo una forma alternativa de hacerlo con el uso de JotForm e Make (formerly Integromat).
¿Aún no está en monday.com o Integromat?
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¿Qué es JotForm?
Este es un constructor de formularios en línea que es altamente personalizable dependiendo de sus necesidades.
Los formularios creados con JotForm pueden ser para uso de los clientes:
- Reserva de servicios
- Pedido de productos
- Proporcionar comentarios
Las partes interesadas internas, como los jefes de departamento, los supervisores del equipo y/o los miembros del equipo, pueden aprovechar los formularios para lo siguiente
- Presentar pedidos de compra
- Pedir muestras/swags
- Recoger datos para la realización de proyectos
Los usos mencionados anteriormente son sólo ejemplos, los formularios de JotForm pueden ser utilizados para otros escenarios aparte de estos debido a su versatilidad y flexibilidad.
Bonus: Es favorable para los propietarios de negocios y clientes por igual para hacer la reserva de servicios o pedidos de productos utilizando un formulario de JotForm, ya que puede integrar varias pasarelas de pago seguras.
Para ver más sobre JotForm y crear una cuenta, puede hacer clic aquí.
JotForm ha establecido límites en el número de formularios y envíos dependiendo del plan:
Límite de número de formularios:
- Gratis – 5 Formularios
- Bronce – 25 formularios
- Plata – 100 formularios
- Oro – Ilimitado
Límite de envíos mensuales:
- Gratuito – 100 envíos mensuales
- Bronce – 1.000 envíos mensuales
- Plata – 10.000 envíos mensuales
- Oro – 100.000 envíos mensuales
USO DE FORMULARIOS CON SUBITEMS: ¿CÓMO SE CONFIGURA?
Hay tres cosas básicas que debe hacer para capturar detalles a nivel de artículo y subartículo:
Configurar el tablero EN MONDAY.COM
Como se mencionó anteriormente, la configuración del tablero será la base del formulario. Para cada campo del formulario, tiene que haber una columna equivalente que recibirá la información ya sea a nivel de ítem o subítem.
Importante: Los cambios en la información requerida deben ser actualizados primero en el tablero, ya sea que se elimine o se agregue una columna. Cualquier campo que se añada directamente en el formulario no creará necesariamente una columna en el tablero.
Para aquellos que aún no tienen una cuenta en monday.com, pueden hacer clic aquí para comprobar la plataforma más a fondo.
¿LE GUSTARÍA IMPLEMENTAR UN FLUJO DE TRABAJO SIMILAR?
Puedo ayudarle a implantar un flujo de trabajo dedicado y adaptado a sus necesidades.
Sí, ¡hablemos!Construir un formulario con JotForm
Una vez que la cuenta de monday y la cuenta de JotForm ya están conectadas usando Make, ya puede empezar con su primer formulario basado en las columnas del tablero que quiera recibir la información.
Los tipos de columna que se soportan son los siguientes: Números, Fecha, Estado, Texto, Archivo, Teléfono, Correo electrónico, Texto largo, Desplegable, Casilla de verificación.
Para añadir subelementos, puede elegir diferentes widgets de JotForm como la tabla predefinida o también puede añadir dinámicamente los detalles del subelemento. Puede explorarlo y aprovechar sus características disponibles para crear un formulario robusto.
Configurar la integración con Make
En lugar de utilizar la integración incorporada de monday para conectar su cuenta de monday y JotForm, se utilizará Make para que pueda definir más recetas de integración en lugar de utilizar las recetas predefinidas.
Make permite automatizaciones de simples a complejas que pueden ser configuradas fácilmente sin necesidad de codificación. Dependiendo de sus necesidades, puede comenzar con el plan gratuito de Make – haga clic aquí para registrarse en una cuenta.
Construir un formulario con JotForm
Una vez que la cuenta de monday y la cuenta de JotForm ya están conectadas usando Make, ya puede empezar con su primer formulario basado en las columnas del tablero que quiera recibir la información.
Los tipos de columna que se soportan son los siguientes: Números, Fecha, Estado, Texto, Archivo, Teléfono, Correo electrónico, Texto largo, Desplegable, Casilla de verificación.
Para trabajar con subítems, hay dos maneras de configurar el formulario en JotForm:
- Utilizar una tabla predefinida – Para introducir la información de un subelemento, hay que escribirla. Las columnas de la tabla pueden cambiarse en función de. Este enfoque es mejor si las solicitudes contienen muchos elementos que varían regularmente.
- Utilizar un desplegable para añadir los detalles de los subelementos – Los subelementos ya se añaden como selección desplegable y uno sólo tendrá que elegir cuál utilizar en función de la necesidad. Si el inventario no cambia a menudo, es mejor incorporar este enfoque en el formulario. De esta manera, se ahorra más tiempo en la elección de un artículo.
Puede explorarla y aprovechar sus características disponibles para crear un formulario robusto.
Casos de uso de JotForm para trabajar con subitems
Caso de uso 1: Proceso de orden de compra con el formulario
Como soporte de monday.com, mi objetivo es encontrar alternativas para que las empresas maximicen la plataforma para una mejor gestión de las operaciones.
A continuación se muestra el flujo de trabajo sobre cómo aprovechar JotForm para trabajar con subitems para la gestión de órdenes de compra.
Así, como la cuenta de JotForm ya está configurada para conectarse a monday.com a través de Make, hay que compartir el enlace del formulario con todos los interesados que lo vayan a utilizar.
Para enviar la información al tablero de monday, primero hay que rellenar el formulario con los datos necesarios.
Para este caso de uso, la tabla predefinida se utiliza para capturar los artículos que se añadirán como subartículos en el tablón de monday.com donde se gestionan las solicitudes de pedido.
En la última página del formulario se añaden los datos de contacto. Tras el envío del formulario, se creará un nuevo elemento en el tablero con los subelementos.
Se crean tableros separados para el Directorio de Proyectos, el Directorio de Proveedores, los Contactos – todos estos tableros están conectados al tablero de Gestión de Pedidos. La conexión e interacción entre estos tableros se configura utilizando varias recetas de automatización de monday.com.
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Caso de uso 2: Proceso de pedido de muestras con el formulario
Para las empresas que necesitan enviar muestras a los clientes, la gestión de la solicitud de manera eficiente es una necesidad, ya que tendría un gran impacto si el acuerdo se cierra o no.
A continuación se muestra el flujo de trabajo en la gestión de la solicitud de botín utilizando JotForm y el envío de la información a un tablero de monday.com:
La introducción de las solicitudes se realiza mediante JotForm y luego Make envía la información al tablón de monday.com. Otras aplicaciones como Google Mail para el envío de correos electrónicos o Docupilot para la documentación pueden integrarse a toda la configuración.
En este caso de uso, se utiliza un widget desplegable en el formulario para añadir los elementos que se mostrarán en el tablón de monday como subitems.
Una vez proporcionados todos los datos del formulario, una vez enviado, se mostrará en el tablero como la imagen de abajo:
Varios tableros están conectados con el tablero de Gestión de Swags/Solicitudes de Muestras como el tablero de Departamentos, el tablero de Contactos, el tablero de Directorio de Proveedores, el tablero de Inventario y el tablero de Gestión de Pedidos.
Las automatizaciones en los tableros mencionados están configuradas para mostrar automáticamente la información relevante. Por ejemplo, para mostrar cuántos artículos hay en el Inventario para un artículo específico, la columna de Inventario “En Stock” se refleja como una columna de subelemento llamada “Izquierda” en el tablero de Gestión de Bolsas/Solicitudes de Muestras.
Todos estos procesos, empezando por la captura de los elementos mediante JotForm para añadirlos como subelementos, tienen como objetivo ahorrar tiempo sin comprometer la eficacia de la gestión de todas las solicitudes.
COMIENZE A USAR MONDAY.COM
Olvídese de la introducción manual de datos. Automatice sus procesos y vea la diferencia en su productividad. Configure su formulario usando JotForm y conéctelo a su cuenta de monday usando Make.
Si tiene más preguntas sobre las funciones y configuraciones del tablero de monday.com, puede empezar creando una cuenta en Make.
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